Ce guide est destiné aux ministères de la santé africains qui créent un nouvel outil de gestion de carte de score pays. Si vous travaillez dans un ministère de la santé africain nous pouvons vous aider à travers ce processus. Contactez-nous à ALMA pour tout soutien.
Si vous ne travaillez pas pour un ministère de la santé africain vous pouvez néanmoins suivre ce processus pour créer un nouvel outil de gestion de carte de score pays et l’adapter à vos besoins.
Nous offrons un cours en ligne sur la création d’un nouvel outil de gestion de carte de score. Ce cours comprend des leçons spécifiques sur les outils de gestion de carte de score pays. L’inscription est gratuite et vous pouvez apprendre à votre rythme.
Processus pour créer un nouvel outil de gestion de carte de score pays
Nous avons créé ce processus en collaboration avec les ministères de la santé africains. Nous recommandons d’avoir recours à un atelier interactif afin de créer un outil de gestion de carte de score pays. Nous avons nommé ce dernier l’atelier de création de carte de score. La durée de cet atelier est d’environ 5 jours.
Nous pouvons aider à animer et guider ce processus. Cependant, ce dernier doit être mené par le pays afin de s’assurer que l’outil de gestion de carte de score reflète la vision et les priorités de votre pays.
Préparer l’atelier de création de carte de score
Il vous faut préparer plusieurs choses avant de commencer votre atelier de création de carte de score. Avant l’atelier, il vous faut :
- Obtenir le soutien de la direction supérieure concernant l’outil de carte de score ;
- Identifier toutes les parties prenantes pertinentes qui se doivent de participer à l’atelier ;
- Elaborer le programme de l’atelier ;
- Identifier et partager les documents clés et stratégiques du programme ;
- Créer une liste préliminaire des indicateurs en utilisant les documents stratégiques nationaux ;
- Identifier les participants de votre équipe carte de score principale ;
- Créer un plan d’action pour former le personnel pertinent et les parties prenantes ;
- Programmer un debrief avec le Ministère de la Santé (ou la direction supérieure) afin de partager les progrès réalisés.
1. Obtenir le soutien de la direction supérieure concernant l’outil de carte de score
Vous aurez besoin du soutien du Ministère de la Santé ou de la direction supérieure du Ministère pour que l’outil de gestion de carte de score soit un succès. Ces derniers doivent comprendre :
- Ce qu’est un outil de gestion de carte de score ;
- En quoi consistent les bénéfices de créer un outil de gestion de carte de score ;
- Comment ce dernier va aider à améliorer les performances sanitaires dans votre pays.
2. Identifier toutes les parties prenantes pertinentes qui se doivent de participer à l’atelier
Vos collègues appartenant à toutes les équipes ministérielles pertinentes doivent participer à l’atelier. Un groupe varié de parties prenantes représentant un large éventail de points de vue aide à créer un outil de carte de score reflétant fidèlement les besoins et priorités de votre pays. Ceci peut inclure par exemple :
- Les programmes techniques pertinents ;
- Les équipes des systèmes d’information de gestion sanitaire ;
- Les équipes DHIS2 ;
- L’équipe de planification ;
- Les référents régionaux ;
- Les organisations partenaires dans votre pays.
3. Elaborer le programme de l’atelier
Posséder un programme clair aide vos participants à comprendre ce qui leur sera demandé. L’atelier est divisé en 5 sections :
- Introduction aux outils de gestion de carte de score et aux priorités de votre pays ;
- Choix des catégories et des indicateurs ;
- Création des actions et suivi de la redevabilité ;
- Utilisation de la plateforme web de la carte de score ;
- Mise en oeuvre de l’outil de gestion de carte de score.
En tant que ministère de la santé africain, nous pouvons vous aider à créer un programme basé sur vos priorités.
4. Identifier et partager les documents clés et stratégiques du programme
Pour créer un outil pertinent et utile de carte de score, les indicateurs que vous choisissez doivent refléter les priorités de votre pays. Par conséquent, il est important que les participants à votre atelier aient une bonne compréhension commune de vos priorités.
Vous devez identifier les documents stratégiques clés de votre Ministère de la Santé. Nous recommandons que vous partagiez ces documents avec vos participants. Les participants ont besoin de suffisamment de temps pour lire et comprendre les documents avant que l’atelier ne commence.
Ces documents incluent généralement :
- Les politiques nationales de santé ;
- Les plans stratégiques pour les programmes spécifiques de santé (paludisme, SRMNIA) ;
- Plans de suivi et d’évaluation.
5. Créer une liste préliminaire des indicateurs en utilisant les documents stratégiques nationaux
Comprendre les priorités de votre pays vous permettra de créer une liste préliminaire d’indicateurs. Vous devez sélectionner des indicateurs préliminaires en utilisant des sources de données pré-existantes.
La liste préliminaire des indicateurs aidera les participants à l’atelier à entamer le processus d’examen, de prioritisation et de sélection des indicateurs finaux qui composeront le nouvel outil de carte de score.
6. Identifier les participants de votre équipe carte de score principale
Une équipe de carte de score principale est essentielle pour la durabilité de votre outil de carte de score. Cette équipe sera responsable :
- D’organiser des réunions pour identifier les indicateurs sous-performants ;
- D’aider les dirigeants à créer les actions recommandées ;
- De suivre le progrès des indicateurs ;
- D’aider à développer et à améliorer l’outil de carte de score.
7. Créer un plan d’action pour former le personnel pertinent et les parties prenantes
Il est nécessaire de vous assurer que vos collègues sont formés au suivi du processus de la carte de score. Il vous faut créer un plan d’action de formation incluant :
- Une introduction au processus de carte de score ;
- Comment créer un outil de carte de score ;
- Comment analyser les indicateurs et identifier les indicateurs sous-performants ;
- Comment créer et suivre les progrès effectués grâce aux actions.
8. Programmer un debrief avec le Ministère de la Santé (ou la direction supérieure) afin de partager les progrès réalisés
Il est important que le Ministre de la Santé et la direction supérieure du Ministère soient tenus au courant des progrès de l’atelier de l’outil de carte de score.
Vous pouvez planifier une réunion après l’atelier afin de :
- Souligner vos progrès ;
- Expliquer les étapes suivantes ;
- Encourager leur implication dans le processus afin de faire de l’outil de carte de score une réussite.
Déroulement de l’atelier de création de carte de score
Il vous faut considérer ces 8 points comme une checklist pré-atelier. Si vous avez réalisé ces étapes vous pouvez maintenant commencer à organiser votre atelier.
En travaillant avec les pays, nous avons réalisé que l’atelier idéal couvre 5 domaines :
- Introduction aux outils de gestion de carte de score et aux priorités de votre pays ;
- Choix des catégories et indicateurs ;
- Création des actions et suivi à des fins de redevabilité ;
- Utilisation de la plateforme web de la carte de score ;
- Mise en oeuvre de l’outil de gestion de carte de score.
Partie 1 : Introduction
L’introduction doit comprendre :
- Contexte et bénéfices à créer et utiliser un outil de gestion de carte de score ;
- Les priorités et les éléments de contexte de votre pays ;
- Une démonstration initiale de la plateforme web de la carte de score – un outil en ligne pour gérer vos outils de carte de score.
Partie 2 : Choix des catégories et indicateurs
Dans cette partie, vous devez choisir les catégories et indicateurs pour votre outil de carte de score. Il vous faudra :
- Choisir les catégories afin de rassembler les indicateurs proches les uns des autres ;
- Examiner, prioritiser et sélectionner les indicateurs qui reflètent les priorités de votre pays ;
- Identifier les sources de données qui seront utilisées pour les indicateurs ;
- Identifier les points de référence et établir les seuils permettant de constater si un indicateur est performant, en progression ou dans le rouge ;
- Recueillir et valider les données afin de créer une ébauche d’outil de carte de score pour permettre à vos participants d’analyser et de s’améliorer au cours de l’atelier.
Partie 3 : Redevabilité et action
Vous apprendrez dans la partie redevabilité et action à :
- Analyser un outil de carte de score et identifier les actions sous-performantes ;
- Créer des actions lorsqu’un indicateur est sous-performant ;
- Intégrer l’outil de carte de score dans vos structures et réunions de redevabilité existantes ;
- Définir comment vous allez utiliser les outils de carte de score pour une action continue.
Le processus d’analyse de l’outil de carte de score, la création d’actions et le suivi des progrès des actions se déroulent régulièrement. De nombreux pays effectuent ce processus chaque trimestre (3 mois).
Il vous faut également utiliser cette partie pour identifier qui sera responsable de superviser ce processus standard.
Partie 4 : Formation à la plateforme web de la carte de score
La plateforme web de la carte de score est un service en ligne que vous pouvez utiliser pour gérer votre outil de carte de score. Nous avons créé à ALMA la plateforme web. Nous continuons d’entretenir, de soutenir et de mettre à jour le service en ligne. Les ministères de la santé africains peuvent l’utiliser gratuitement. Contactez-nous pour obtenir un accès à la plateforme web de la carte de score.
Il n’est pas obligatoire d’utiliser la plateforme web de la carte de score, mais de nombreux ministères de la santé africains ont décidé d’y avoir recours afin :
- De gérer leur outil de carte de score ;
- D’effectuer un suivi des actions afin de corriger les indicateurs sous-performants avec la fonction de suivi des actions ;
- Surveiller la mise en oeuvre des plans stratégiques avec la fonction de gestion du plan de travail ;
- Si vous décidez d’utiliser la plateforme web de la carte de score, nous vous aiderons à organiser cette partie de l’atelier. Nous :
- Créerons des comptes utilisateurs pour vos participants ;
- Offrirons une formation en profondeur sur l’utilisation de la plateforme web et de ses diverses fonctionnalités.
Part 5 : Mise en oeuvre
La Partie 5 est l’étape de la mise en oeuvre. A ce stade vous :
- Communiquerez les objectifs de l’outil de carte de score à toutes les parties prenantes ;
- Continuerez à apprendre comment effectuer un suivi des progrès de manière régulière ;
- Créerez un plan d’action pour améliorer l’outil de carte de score à travers le temps (en ajoutant ultérieurement par exemple de nouveaux indicateurs) ;
- Planifierez le lancement officiel de l’outil de carte de score.
Résumé et étapes suivantes
Respecter la checklist pré-atelier et suivre les 5 parties de l’atelier vous aidera à créer un outil de carte de score pays durable et efficace qui améliorera les performances sanitaires de votre pays.
Vous pouvez adapter et changer certains éléments de l’atelier si cela est pertinent vis-à-vis de vos processus pays. Votre outil de carte de score sera davantage un succès si le processus :
- Est mené par le pays ;
- Reflète votre vision et vos priorités.
Si vous travaillez dans un ministère de la santé africain nous pouvons vous aider à travers ce processus. Contactez-nous à ALMA pour tout soutien.