Ce guide fait partie de la trousse à outils des Conseils et Fonds d’Élimination du Paludisme.

Commencer

Une fois la conception du CEP approuvée, la procédure passe rapidement à la phase de Planification avancée. Cette phase se focalise sur l’opérationnalisation des opérations et structures basiques permettant le fonctionnement du CEP et l’appropriation de ce dernier par ses membres.

Les livrables-clés incluent :

• Recruter et former les membres du CEP afin que ces derniers puissent remplir leurs responsabilités
• Établir le Secrétariat afin que ce dernier puisse soutenir les activités des membres du CEP

• Développer un plan initial pour impliquer les différents secteurs et mobiliser les engagements en faveur du plaidoyer, de l’action et des ressources

Recruter et intégrer les membres du CEP

The most important component of the EMC is its members. They are the owners and managers of the EMC and are responsible for its success. Thus, one of the first priorities of the Advanced Planning phase is to quickly recruit and onboard the members so they can take the lead.

Recruiting the members

La procédure de recrutement commence généralement par une lettre de nomination ou d’invitation à rejoindre le CEP envoyée par les chefs d’État et de gouvernement. L’implication des chefs d’État et de gouvernement envoie un signal aux nouveaux membres que le CEP est une priorité nationale et augmente la probabilité que les membres accepteront de le rejoindre.

Une lettre officielle d’invitation à en-tête est envoyée et contient les éléments suivants :

1. Une brève description du CEP et de ses objectifs
2. Une nomination ou une invitation formelle à rejoindre le CEP
3. Une brève description du rôle et des responsabilités des membres
4. Une invitation à participer à une réunion d’orientation avec les autres membres
5. Si le membre est une institution, une requête pour désigner un dirigeant senior comme représentant au sein du CEP

Orientation des membres

Comme exposé dans la lettre du chef d’État et de gouvernement, la prochaine étape est d’organiser une réunion d’orientation avec les membres. Cette réunion doit se tenir rapidement après l’envoi des lettres (ex : dans les deux semaines) et est organisée soit par le bureau du chef d’État et de gouvernement soit par le Ministère de la santé. Pour éviter des problèmes d’agenda et aider à développer une culture positive entre les membres, cette réunion d’orientation est souvent organisée sous la forme d’un dîner.

Les objectifs principaux de cette réunion sont de :

• Sensibiliser les membres à la situation du paludisme, aux objectifs du PNS, et aux goulots d’étranglement opérationnels et lacunes en ressources
• Examiner et favoriser l’adhésion aux mission, vision et théorie du changement
• Examiner comment le CEP va opérer et quels sont les rôles et responsabilités des membres
• Examiner le besoin d’établir un secrétariat administratif
• Examiner l’idée d’une annonce du lancement
• Esquisser une série de futures étapes

Selon les circonstances, les membres peuvent aussi :

• Élire des postes de direction (ex : Président)
• Compléter la documentation nécessaire pour établir la structure

Suivant cette réunion, les membres doivent assumer la responsabilité de toutes les activités internes et opérations du CEP. En pratique, il y aura une période de transition où les membres du CEP assument des responsabilités croissantes.

Cependant, les priorités initiales du CEP incluent :

• Programmer la première réunion formelle du CEP
• Achever l’établissement de la structure du CEP, si besoin
• Recruter le coordinateur pour le secrétariat administratif
• Ouvrir des comptes bancaires
• Développer le projet initial pour mobiliser les engagements des secteurs des membres

Le président du CEP devra soit mener ces activités directement ou en assigner la responsabilité à d’autres membres du CEP.

Établir le secrétariat

Établir le secrétariat administratif du CEP est une composante-clé de la phase de Planification avancée. S’assurer que le secrétariat est opérationnel rapidement est essentiel au succès du CEP et garantit également que quelqu’un est responsable de la documentation et du suivi des activités de ce dernier.

Les rôles et responsabilités du secrétariat établis dans la note de cadrage développée durant la phase de conception se focalisent en généralement sur :

• L’organisation des réunions du CEP
• La documentation et le suivi des engagements mobilisés par les membres
• La liaison avec le PNLP
• La préparation des rapports annuels et trimestriels

Recruter le coordinateur

L’une des responsabilités initiales du CEP est de recruter le coordinateur de ce dernier. Le coordinateur est responsable de chapeauter les opérations au jour le jour du secrétariat et de s’assurer que les membres du CEP soient convenablement soutenus dans leur tâche. Le candidat idéal à la coordination du secrétariat doit posséder une expérience senior en gestion (finance et budget) dans le domaine du paludisme (ex : ancien responsable du PNLP) et être capable de travailler directement avec les membres du CEP et autres dirigeants de haut niveau dans tous les secteurs.

Le financement de la coordination est souvent organisée entre les membres du CEP et un ou plusieurs partenaires de développement. Ceci est nécessaire car le CEP manque de ressources propres pour financer le poste. Alternativement, le personnel peut être secondé par les membres du CEP ou d’autres partenaires durant les phases initiales pendant qu’un coordinateur permanent est recruté.

Checklist de départ pour le secrétariat

Après avoir été recrutés, les membres du CEP doivent adopter une résolution délégant la responsabilité de la gestion au jour le jour au coordinateur. Ce dernier devra ensuite mettre rapidement en oeuvre les procédures, politiques et contrôles internes nécessaires pour pleinement opérationnaliser le secrétariat.

Les priorités-clés pour le secrétariat incluent la mise en oeuvre de :

• Politiques liées au conflits d’intérêt et à l’anti-corruption
• Systèmes et politiques liés à la comptabilité et à la tenue des comptes (remboursement)
• Registre des membres pour enregistrer tous les membres du CEP
• Politique de gestion des risques et registre des risques pour identifier et effectuer le suivi des risques financiers, légaux et opérationnels
• Modèles de rapports trimestriels et annuels
• Processus pour recevoir et gérer les dons financiers et les distribuer au PNLP
• Plan de travail interne pour documenter les activités des membres du CEP
• Processus pour documenter, suivre et mesurer les engagements effectués par les différents secteurs
• Site internet et processus de communication pour les réseaux sociaux et de masse
• Un cadre de surveillance et d’évaluation pour mesurer l’impact du CEP

Les membres du CEP et les partenaires de développement peuvent fournir une assistance technique et des ressources additionnelles au coordinateur pour aider à réaliser ces activités. Cela peut inclure fournir au secrétariat un accès aux logiciels et autres outils, partager modèles de documents et meilleures pratiques et seconder du personnel (ex : un comptable) pour fournir un filet de sécurité au coordinateur.

Documents liés

Conception du secrétariat

• Conception du secrétariat du CEP de l’Ouganda – en anglais (PDF 300KB)

Charte du conseil d’administration et statuts de l’association

• Charte du conseil d’administration du CEP d’Eswatini – en anglais (PDF 1.3MB)
• Statuts de l’association du FEP de l’Ouganda – en anglais (PDF 400KB)

Termes de référence

• Termes de référence du groupe de travail du CEP du Cameroun – en français (PDF 800KB)
• Termes de référence du secrétariat du CEP du Cameroun – en français (PDF 850KB)

Intégration et formation

• Formation du conseil d’administration du CEP d’Eswatini – en anglais (PDF 1.2MB)
• Formation du conseil d’administration du FEP de la Zambie – en anglais (PDF 1MB)
• Ordre du jour d’intégration du CEP du Kenya – en anglais (PDF 650KB)

Budget de lancement

• Budget de lancement du CEP du Kenya – en anglais (PDF 450KB)