Introduction

Ce guide est destiné aux ministères de la santé africains qui créent un nouvel outil de gestion de la carte de score communautaire pour la qualité de soin. Si vous travaillez dans un ministère de la santé africain nous pouvons vous aider à travers ce processus. Contactez-nous à ALMA pour tout soutien.

Si vous ne travaillez pas pour un ministère de la santé africain vous pouvez néanmoins suivre ce processus pour créer un nouvel outil de gestion de carte de score communautaire pour la qualité de soin et l’adapter à vos besoins.

Nous offrons un cours en ligne sur la création d’un nouvel outil de gestion de carte de score. Ce cours comprend deux leçons spécifiques sur les outils de gestion de carte de score communautaire pour la qualité de soin. L’inscription est gratuite et vous pouvez apprendre à votre rythme.

Processus pour créer un nouvel outil de gestion de carte de score communautaire pour la qualité de soin

Ce processus montre les huit étapes de base que les pays ont suivi pour introduire un outil de gestion de carte de score communautaire pour la qualité de soin:

1. Obtenir soutien et plaidoyer en faveur de l’outil de carte de score de la part des différentes parties prenantes et les encourager à en devenir des défenseurs ;
2. Choisir des indicateurs adaptés aux priorités de votre communauté ;
3. Intégrer l’outil carte de score dans les processus et structures communautaires existants ;
4. Mettre en place un processus d’examen régulier et créer un processus de fonctionnement standard ;
5. Créer des formulaires papier de rapport pour la notation ;
6. Intégrer les rapports dans le système d’information national de santé (SNIS/ HMIS / DHIS2)
7. Créer des supports de formation et former les parties prenantes à l’utilisation des processus de la carte de score ;
8. Surveiller et soutenir la mise en oeuvre de l’outil de carte de score.

Nous pouvons vous aider et vous guider lors de ce processus. Cependant le processus doit être mené par les pays et les communautés afin d’assurer que l’outil de gestion de carte de score reflète votre vision et vos priorités.

Etape 1 : Obtenir soutien et plaidoyer en faveur de l’outil de carte de score de la part des différentes parties prenantes et les encourager à en devenir des défenseurs

Vous avez besoin du soutien et du plaidoyer des différentes parties prenantes afin que l’outil de carte de score communautaire pour la qualité de soin soit un succès. Vous devriez tenter d’impliquer :

• Les responsables politiques (aux niveaux national, régional et du district) ;
• Les responsables et officiers techniques des programmes du Ministère de la Santé ;
• Les organisations partenaires dans votre pays ;
• Les parties prenantes sous-nationales telles que les directeurs et responsables régionaux et de district ;
• Les responsables communautaires.

Vos parties prenantes devront comprendre :

• Ce qu’est un outil de gestion de carte de score ;
• En quoi consistent les bénéfices de créer un outil de gestion de carte de score ;
• Comment ce dernier va aider à améliorer les performances sanitaires dans leur communauté ;
• Comment ils peuvent contribuer à faire de l’outil de gestion de carte de score un succès.

Un groupe varié de parties prenantes représentant un large éventail de points de vue aide à créer un outil de carte de score reflétant fidèlement vos besoins et priorités.

Etape 2 : Choisir des indicateurs adaptés aux priorités de votre communauté

Il vous faut impliquer les parties prenantes -y compris les membres de la communauté- dans le choix des indicateurs de la carte de score communautaire pour la qualité de soin. Pour cela vous devriez parler avec les parties prenantes afin de comprendre leurs points de vue et préoccupations concernant les services dans les unités de soins primaires. Cela vous aidera à identifier collectivement les indicateurs qui peuvent répondre à ces préoccupations.

Les pays choisissent en général des indicateurs qui reflètent leurs priorités basées sur leurs protocoles nationaux de qualité de soin et leurs stratégies de santé communautaires. Ils se concentrent également sur les indicateurs de qualité de soin qui ne sont en général pas disponibles dans les systèmes d’information de gestion sanitaire.

Les indicateurs doivent être faciles à comprendre et notables par les membres de la communauté. Les exemples les plus courants incluent :

• Soins de santé attentionnés, respectueux, prodigués avec compassion ;
• Temps d’attente ;
• Disponibilité des médicaments, fournitures et services ;
• Gestion des ambulances et services ambulanciers ;
• Structures de soin propres et sûres ;
• Infrastructures sanitaires.

Bien qu’il n’y ait pas de limite au nombre d’indicateurs présents sur votre outil de gestion de carte de score communautaire pour la qualité de soin, nous pensons qu’environ 8 indicateurs est idéal. Trop d’indicateurs risque de rendre la notation difficile pour les membres de la communauté.

Etape 3 : Intégrer l’outil carte de score dans les processus et structures communautaires existants

Votre outil de gestion de carte de score communautaire pour la qualité de soin sera davantage couronné de succès si des responsables spécifiques sont identifiés pour :

• Organiser les réunions de carte de score communautaire ;
• Animer la séance de notation ;
• Animer les séances du plan d’action.

En alignant l’outil de carte de score avec les stratégies et structures communautaires nationales existantes de votre pays, vous pouvez inclure le nombre de personnes responsables des tâches citées ci-dessus. En utilisant les structures existantes (comme les forums communautaires locaux) vous augmenterez la durabilité de l’outil de carte de score.

En cas d’absence de structure communautaire convenable, vous pouvez identifier les groupes communautaires existants où les problèmes locaux sont évoqués et réglés.

L’expérience de l’Ethiopie dans la création de nouvelles structures

Le gouvernement de la République Démocratique Fédérale d’Ethiopie a créé des conseils client pour gérer le processus de l’outil de carte de score communautaire. Les membres du conseil client sont responsables de l’organisation des réunions de l’outil de carte de score avec un groupe d’environ 30 citoyens vivant dans la zone de couverture d’un établissement de santé.

Les conseils client sont composés d’environ 7 membres de la communauté. Afin de s’assurer que les conseils reflètent la diversité des communautés, les membres du conseil sont sélectionnés en fonction de critères divers comme :

• Le genre ;
• L’âge ;
• La religion.

Les membres du conseil client doivent également être :

• Considérés comme des leaders par la communauté ;
• Désireux de faire partie du conseil pour un an au minimum.

L’expérience du Ghana dans l’utilisation des structures existantes

En République du Ghana, l’outil de gestion communautaire a été intégré dans la stratégie communautaire nationale. Cette stratégie est connue sous le terme de Community based Health Planning and Services (CHPS, ou Services et Planification de Santé Basés sur la Communauté).

Cette stratégie a mené à la création de comités de gestion de santé communautaires. Ces comités ont pour tâche d’encourager les membres de la communauté à participer davantage à la planification et à l’amélioration des services de santé.

Ces comités de gestion de santé communautaires organisent les réunions de l’outil de carte de score communautaire et animent les séances de notations et de planification opérationnelle.

Etape 4 : Mettre en place un processus d’examen régulier et créer un processus de fonctionnement standard

A quelle fréquence les membres de la communauté devraient noter les indicateurs

Afin d’augmenter la durabilité de votre carte de score pour la qualité de soin, il vous faut décider de la fréquence de notation des indicateurs par les membres de la communauté. De nombreux pays notent leurs indicateurs tous les trois mois. Les pays trouvent qu’une telle fréquence fonctionne bien car :

• Elle est suffisamment régulière pour que les personnes qui notent se rappellent de le faire et comment le faire ;
• Elle n’est pas fréquente au point de représenter une surcharge de travail pour tous ceux impliqués dans le processus ;
• Elle donne aux participants trois mois pour tenter de résoudre une action qui pourrait être sous-performante.

Rôles et responsabilités des parties prenantes

Il vous faut être clair vis-à-vis de ce que vous attendez de vos différentes parties prenantes. Si des officiels nationaux, régionaux ou au niveau du district sont impliqués, réfléchissez à comment ces derniers peuvent vous aider à introduire et maintenir la qualité de l’outil de carte de score communautaire pour la qualité de soin.

Au Ghana, il existe des rôles pré-définis pour que les différentes parties prenantes contribuent à la bonne marche de l’outil de carte de score communautaire.

• Le président du comité de gestion de santé communautaire convoque et anime les séances de notation ;
• Les directorats de santé au niveau des sous-districts fournissent les crayons et les formulaires de notation. Ils fournissent également une supervision régulière afin de s’assurer que les séances de notation aient lieu ;
• Les coordinateurs CHPS (dans le cadre des bureaux de santé de district et régionaux) supervisent les sous-districts et utilisent l’outil de carte de score pour nourrir les actions à un niveau plus élevé.

Règles pour les réunions

Plusieurs réunions auront lieu dans le cadre du processus régulier de l’outil de carte de score, incluant :

• Des séances de notation ;
• Des séances de planification opérationnelle.

Il vous faut considérer lorsque vous établissez les règles des réunions :

• Le nombre minimum de participants (quorum) ;
• Qui conduira les réunions ;
• La durée des réunions.

Pour les séances de notation, l’animateur :

• Explique les objectifs et définitions de chaque indicateur ;
• Guide le groupe de discussion pour chaque indicateur.

Les séances de notation et les séances de planification opérationnelle prennent entre 1 et 2 heures environ.

Règles pour la notation des indicateurs

Il vous faut également établir des règles pour la notation des indicateurs. Il existe différentes approches concernant la notation et il est nécessaire de trouver celle qui convient le mieux à votre communauté. Par exemple, le Ghana et l’Ethiopie ont choisi deux méthodes différentes, qui sont néanmoins toutes les deux efficaces.

Au Ghana, les membres de la communauté votent pour chaque indicateur sur une échelle de 1 à 3 (1 étant mauvais et 3 bon). Pour chaque indicateur, la note qui reçoit le plus de vote est comptabilisée.

En Ethiopie, les membres de la communauté votent en tenant en l’air des papiers de couleur représentant les différentes notes :

• Rouge : mauvais
• Orange : moyen
• Vert : bien

Le papier de couleur qui reçoit le plus de votes est comptabilisé sur le formulaire de notation.

Créer des plans d’action

Les plans d’action sont l’un des composants les plus importants du processus de l’outil de carte de score. Ils aident à augmenter l’action et améliore la redevabilité. Il est nécessaire de réfléchir à comment vous allez créer des plans d’action :

• Qui doit être impliqué dans la création des plans d’action ?
• Qui est responsable de la rédaction du plan d’action ?
• Qui est responsable du suivi de la mise en œuvre des actions ?
• A quel niveau les plans d’action seront-ils discutés (au niveau communautaire, de district ou régional) ?

Le processus que vous choisirez devra être :

• Facile à comprendre par toutes les parties prenantes au processus ;
• Rédigées sous la forme de lignes directrices afin de mettre en place un processus opérationnel standard.

Voici le processus utilisé au Ghana pour créer des plans d’action :

1. Les membres de la communauté créent des plans d’action immédiatement après les séances de notation ;
2. Le président du comité de gestion de santé communautaire met à l’écrit les actions sur un formulaire papier ;
3. Le président du comité de gestion de santé communautaire partage le plan d’action avec l’établissement de santé ;
4. Le responsable de l’information sanitaire met les plans d’action sur la plateforme web de la carte de score afin de surveiller les progrès des actions menées.

Etape 5 : Créer des formulaires papier de rapport pour la notation

Il vous faudra créer une version papier des formulaires de rapport afin que les membres de la communauté puissent effectuer la notation des indicateurs. Un formulaire doit être facile à comprendre et simple à remplir.

Afin de vous aider à démarrer, nous avons créé un formulaire simple de rapport que vous pouvez adapter à votre propre outil de carte de score communautaire pour la qualité du soin. Téléchargez le modèle en format Microsoft Word.

Vous pouvez adapter ce modèle en incluant :

• Le logo ou les armoiries du Gouvernement ou du Ministère ;
• Le nom de votre outil de carte de score communautaire pour la qualité du soin (si vous en avez un) ;
• Les indicateurs que vous avez choisi lors de l’étape 2 du processus.

Etape 6 : Intégrer les rapports dans le système d’information de gestion sanitaire national

Il peut être utile d’ajouter les données de notation dans votre système d’information de gestion de santé national comme le DHIS2, si possible.

Intégrer ces données dans ces systèmes comporte de nombreux bénéfices, comme :

• Agréger des données à un niveau supérieur afin de voir la performance de la qualité de soin aux niveaux du district, régional, et national ;
• Augmenter le partage des données et améliorer la transparence ;
• Fournir un accès en temps réel aux données de la carte de score à quiconque possédant un accès à la plateforme web de la carte de score.

Etape 7 : Créer des supports de formation et former les parties prenantes à l’utilisation des processus de la carte de score

Il vous faut former tous ceux qui sont impliqués dans le processus de la carte de score afin de s’assurer qu’ils comprennent comment :

• Noter les indicateurs ;
• Créer des actions qui respectent les critères SMART (spécifique, mesurable, atteignable, réaliste, temporellement défini) ;
• Suivre les progrès des actions mises en œuvre.

Créer du matériel de formation

Une bonne formation a recours a un mélange de théorie et de pratique. Lorsque vous créez du matériel de formation, il est nécessaire de considérer :

• Ce que la formation inclura ;
• Quel type de matériaux sont nécessaires (guides de formation, vidéos ou encore présentations PowerPoint) ;
• Qui dirigera les séances de formation.

Former toutes les parties prenantes

Après avoir créé le matériel de formation, vous pouvez présenter et former tous ceux qui sont impliqués dans le processus de carte de score.

Il est important que vous fournissiez la formation aux responsables du Ministère de la Santé aux niveaux national, régional et du district afin qu’ils soient eux-mêmes en mesure de fournir un soutien aux autres dans le cadre de leurs fonctions.

Nous recommandons également que vous formiez :

• Les leaders communautaires qui aideront les séances de notation et les plans d’action communautaires ;
• Les organisations partenaires afin que ces dernières puissent soutenir les processus et contribuer à suivre les progrès réalisés par les actions.

L’expérience du Ghana

Au Ghana, la formation se déroule sur deux jours. La formation est fournie aux :

• Membres de la communauté (CHMC) ;
• Professionnels de santé ;
• Personnel essentiel au niveau du district et régional ;

Le premier jour, la formation inclut :

• Comment réaliser une séance de notation ;
• Comment développer des plans d’action ;
• Un exercice de simulation pour évaluer la compréhension des participants.

Le deuxième jour, les participants se rendent dans leurs communautés, réalisent une véritable séance de notation et développent des plans d’action. Les membres de la communauté agissent avec le soutien du personnel du district, régional et national qui les guide et les aide en cas de besoin.

La plupart des séances de formation a été réalisée dans les capitales des districts avec moins de 50 personnes. Lors de ces séances, 5 communautés ont été formées avec un maximum de 10 participants par communauté.

Etape 8 : Surveiller et soutenir la mise en oeuvre de l’outil de carte de score

Il vous faut régulièrement vérifier et soutenir les individus impliqués afin de s’assurer d’une utilisation efficace du processus de l’outil de carte de score.

Nous recommandons des discussions régulières avec :

• Les leaders communautaires ;
• Les responsables nationaux au niveau des districts ;
• Tout autre responsable pertinent au niveau sous-national.

A travers ces discussions, vous pouvez :

• Vous assurer que les participants sont suffisamment à même d’utiliser le processus de l’outil de carte de score, les indicateurs de notation et d’utiliser et de surveiller les actions ;
• Les aider à augmenter leurs compétences en outil de carte de score et améliorer l’utilisation de l’outil carte de score dans leur communauté.

Au Ghana, les coordinateurs CHPS aux niveaux régional et de district vérifient les progrès de l’outil de carte de score dans le cadre de leur supervision trimestrielle. Ces supervisions permettent de s’assurer que les membres de la communauté effectuent leurs séances de notation et de plan d’action. Ils fournissent également un soutien en cas de besoin.

Résumé et prochaines étapes

Suivre ces 8 étapes vous permettra à créer un outil de carte de score communautaire pour la qualité de soin efficace et durable qui augmentera les performances sanitaires dans vos communautés.

Vous pouvez adapter et changer ces 8 étapes afin qu’elles soient pertinentes vis-à-vis des processus de votre pays. Votre outil de carte de score sera davantage couronné de succès si le processus :

• Est mené par le pays et les communautés ;
• Reflète votre vision et vos priorités.

Si vous travaillez dans un ministère de la santé africain nous pouvons vous aider à travers ce processus. Contactez-nous à ALMA pour tout soutien.